Tổng quan

Worker này là gì?

Tủ hồ sơ số là nơi cất giữ, sắp xếp và chia sẻ tài liệu nội bộ công ty — hợp đồng, hoá đơn scan, hồ sơ nhân sự.
Dữ liệu được lưu trên máy chủ tại Singapore (OVH Object Storage), mỗi doanh nghiệp có kho riêng biệt, không chung đụng.
Không giới hạn loại giấy tờ — từ file PDF, ảnh chụp hoá đơn đến báo giá Word đều nhận.
Bạn chỉ việc đưa tài liệu vào, tủ tự động phân loại theo thư mục đã thiết lập sẵn.
Đã chạy thật từ phiên bản đầu, dùng được ngay, rủi ro thấp.

Vận hành

Hoạt động tự động như thế nào?

Bạn upload hoặc scan tài liệu lên hệ thống, kéo thả hoặc chụp qua app.
Tủ tự động đặt file vào thư mục đúng dựa trên quy tắc bạn đặt (ví dụ: tên hợp đồng, ngày tháng, mã số).
Mỗi lần cần tìm, bạn gõ vài chữ trong ô tìm kiếm — kết quả hiện ra ngay dưới 1 giây.
Chia sẻ tài liệu cho đồng nghiệp: chọn file, nhập email, người nhận có link xem hoặc tải về tuỳ quyền.
Toàn bộ hoạt động đều có nhật ký: ai xem lúc nào, ai tải file nào, truy được lịch sử.

Giá trị

Lợi ích mang lại

Không mất 30 phút lục cặp, tủ hay thư mục trên máy để tìm hoá đơn tháng trước.
Không lo giấy tờ rơi rớt, thất lạc, nhàu nát hay ẩm mốc khi cất trong thùng các-tông.
Chia sẻ hồ sơ cho đối tác, kiểm toán, luật sư nhanh gấp 10 lần so với đi photocopy rồi ship.
Mỗi nhân viên tự tìm được tài liệu mình cần, giảm phiền hà hỏi nhau 'file đó cất đâu rồi'.
Dữ liệu được backup tự động, nếu máy tính hỏng vẫn còn bản an toàn trên đám mây.

Áp dụng

Dùng vào việc kinh doanh thế nào

Chủ doanh nghiệp nhỏ cần quản lý hợp đồng ký với 50 khách hàng, không thuê nhân sự hành chính.
Công ty dịch vụ lưu trữ hoá đơn điện, nước, internet cho kỳ kê khai thuế cuối năm.
Văn phòng luật sư cần tìm lại bản hợp đồng đã soạn thảo cách đây 2 năm cho vụ kiện mới.
Phòng nhân sự muốn cất hồ sơ lao động, bảo hiểm, hợp đồng thử việc có sẵn cho thanh tra lao động.
Chuỗi cửa hàng bán lẻ cần lưu hoá đơn nhập hàng từ các nhà cung cấp, dễ tra cứu khi đối chiếu công nợ.

So sánh trực diện

Cách làm cũ, so với Tủ Hồ Sơ Số

Thay vì tuyển và duy trì nhân viên hành chính văn phòng / thủ thư tài liệu nội bộ, đây là điều thực sự thay đổi.

Nhân viên hành chính văn phòng / thủ thư tài liệu nội bộ

Tủ Hồ Sơ Số

Sai sót

Nhân viên dễ sắp nhầm hồ sơ vào sai thư mục, để thất lạc hoặc quên cập nhật file scan.

Worker đặt file đúng thư mục dựa trên quy tắc bạn cài, tuyệt đối không sai vị trí, không thất lạc.

Tuyển & giữ người

Tuyển thư ký hành chính có kỹ năng sắp xếp tài liệu tốt, chịu được áp lực gấp rút cuối năm là cực kỳ khó.

Bạn không cần tuyển — Worker có sẵn, chỉ việc cấu hình 1 lần là chạy ngay, đúng chuẩn bạn đặt.

Chi phí nhân sự

Lương + bảo hiểm + phụ cấp cho 1 nhân viên hành chính văn phòng tối thiểu 10-15 triệu/tháng, chưa kể thưởng.

Chi phí Worker mỗi tháng thấp hơn nhiều so với lương nhân viên, không phát sinh bảo hiểm, thưởng Tết.

Thời gian đào tạo

Mất 1-3 tháng để nhân viên mới nắm được quy tắc đặt tên file, hệ thống thư mục, cách lưu trữ chuẩn.

Không cần đào tạo, Worker đã có sẵn khả năng nhận dạng file và phân loại theo quy tắc bạn thiết lập sẵn.

Rủi ro nghỉ việc

Nhân viên văn phòng thường xin nghỉ sau 3-6 tháng đi làm, bạn phải mất công tuyển lại, hướng dẫn lại từ đầu.

Worker không bao giờ xin nghỉ, bạn an tâm 24/7 không gián đoạn, không mất thời gian tuyển lại.

Bảo mật dữ liệu

Nhân viên tiếp xúc trực tiếp hợp đồng, báo giá, hồ sơ lương — rủi ro mang dữ liệu sang công ty đối thủ khi nghỉ việc.

Dữ liệu mỗi doanh nghiệp được lưu riêng, mã hoá, có nhật ký truy cập — Worker không thể 'bê' dữ liệu đi đâu.

Chi phí

Tốn kém ra sao?

Chi phí 1 Worker mỗi tháng thấp hơn nhiều so với lương nhân viên hành chính + bảo hiểm + thưởng.
Không tốn tiền mua tủ hồ sơ, kẹp file, nhãn dán, giấy in mực in cho việc sắp xếp.
Không mất phí tuyển dụng, đào tạo, không lo nhân viên xin nghỉ giữa tháng khi đang gấp.
Chưa có bảng giá chính thức — đăng ký dùng thử để được tư vấn chi tiết cho doanh nghiệp bạn.
Trả theo tháng, không ràng buộc dài hạn, dùng bao nhiêu trả bấy nhiêu, linh hoạt.

Kết luận

Tại sao nên dùng Worker này?

Bạn không phải đội thêm biên chế văn phòng mà vẫn có người (Worker) lo việc sắp xếp giấy tờ.
Bạn khỏi tốn thời gian hướng dẫn lại mỗi khi có nhân viên mới — Worker chỉ việc cài quy tắc một lần.
Không lo mất tài liệu quan trọng khi nhân viên cũ nghỉ và không bàn giao đàng hoàng.
Việc tìm kiếm hợp đồng, hoá đơn cũ — việc mất hàng giờ đồng hồ — giờ làm xong trong vài giây.
Bạn chủ động được mọi lúc, mọi nơi: trên điện thoại, máy tính, không cần có mặt ở công ty.